PT. GIFA JAYA SOLUSINDO

IT Consultant & System Integrator

PROJECT PROPOSAL

Re-Platforming Sistem

E-Recruitment v2.0

Solusi pemulihan & modernisasi sistem rekrutmen digital yang aman, terukur, dan terintegrasi bagi PT Matsuo Precision Indonesia.

Server Hilang → Re-Platforming → Sistem Modern & Aman

DITUJUKAN KEPADA

Management & HRD

PT. Matsuo Precision Indonesia

TANGGAL DOKUMEN

08 Desember 2025

Lamp: SPH-MPI-02-GJS-XII-2025

01 SITUASI KRITIS

Latar Belakang & Kondisi Terkini

⚠️ STATUS: SISTEM TIDAK DAPAT DIAKSES

Per tanggal pembuatan proposal ini, alamat https://e-recruitment.ptmatsuo.co.id dan https://karir.ptmatsuo.co.id sudah TIDAK DAPAT DIAKSES. Sistem rekrutmen digital PT. MPI saat ini dalam kondisi NON-OPERASIONAL.

Kronologi Kejadian

2023 - Implementasi Awal

Sistem E-Recruitment v1.0 dideploy oleh PT. Gifa Jaya Solusindo di Server Dedicated milik PT. MPI.

2024 - Pemindahan Server

Server dipindahkan ke Web Hosting Niagahoster oleh tim IT internal karena kebutuhan bandwidth tinggi (50.000+ pelamar) yang dikhawatirkan mengganggu operasional jika Server dan Aplikasi diletakkan di On-Premise (di Server PT. MPI).

2025 - Server Dihapus

Server existing (On-Premise) yang pernah di-deploy oleh PT. GJS telah DIHAPUS sejak 20 September 2025 atas permintaan IT PT. MPI via email karena untuk mengurangi resources Storage Server fisik yang sudah WARNING.Dan Web Hosting Niagahoster yang dikelola Tim IT Internal dengan Alamat https://karir.ptmatsuo.co.id tidak dapat diakses salah satunya karena sistem tidak pernah di-update (Deprecated/EOL).

Status Aset yang Tersisa

Tersedia (Backup)

• Source Code Aplikasi (di-backup oleh IT PT. MPI)
• Database Pelamar (di-backup oleh IT PT. MPI)

Tidak Tersedia / Hilang

• Server Production (Sudah Dihapus)
• Konfigurasi Environment
• SSL Certificate & Domain Config

Catatan Penting: Backup Source Code & Database yang dipegang tim IT internal tidak menjamin 100% sempurna atau lengkap. Perlu dilakukan audit data setelah restore.

Analisis Akar Masalah

EOL Framework

Laravel 9 sudah End-of-Life sejak Feb 2024. Tidak ada security patch.

Shared Hosting

Shared hosting tidak mampu handle 50K+ user & tidak support Docker.

No Maintenance

Sistem dibiarkan tanpa update berkala sehingga deprecated & crash.

02 SOLUSI

Solusi yang Ditawarkan

Mengingat server lama sudah tidak ada dan infrastruktur perlu dibangun ulang dari nol, kami merekomendasikan solusi Re-Platforming ke Cloud VPS sebagai satu-satunya pilihan yang masuk akal.

Mengapa Cloud VPS Hostinger KVM 4? (Bukan On-Premise atau Shared Hosting)

Bandwidth Besar

16 TB bandwidth per bulan untuk handle 50.000+ pelamar tanpa mengganggu jaringan kantor.

Docker Support

Mendukung containerization untuk isolasi & skalabilitas sistem.

Full Control

Root access untuk konfigurasi keamanan & optimasi performa.

Modern Architecture Stack v2.0

CLOUDFLARE

DNS • WAF • DDoS Protection

TRAEFIK PROXY

Load Balancer & SSL Termination

LARAVEL 12

Core App (Latest Stable Version)

MySQL

Database

REDIS

Queue & Cache

Target Transformasi v2.0

Restore sistem dari backup & deploy ke Cloud VPS

Upgrade ke Laravel 12 (Latest Stable Version)

Implementasi ATS-Lite untuk automasi seleksi

Sistem dashboard analytics & reporting real-time

03 INVESTASI

Opsi Investasi

Opsi A

AS-IS Recovery

Pemulihan fungsi dasar sistem lama (Tanpa jaminan keamanan & pengembangan)

Rp 60 jt

Scope Maintenance:

Preventive: Server Monitoring.

Corrective: Restart Service / Restore Backup jika down.

Disclaimer Keras:

TIDAK ADA Change Request (CR).

TIDAK ADA Security Patch Update.

TIDAK ADA Library/Package Update.

(Alasan: Core Framework sudah EOL/Mati, tidak memungkinkan untuk di-update)

Risiko keamanan & operasional sepenuhnya ditanggung klien

RECOMMENDED

Opsi B

Full Managed Service

Upgrade total teknologi dengan layanan purna jual terkelola penuh

Rp 105 jt

Scope Maintenance Lengkap:

Preventive: Rutin update Security Patch & Library terbaru (Jaminan Keamanan Jangka Panjang).

Corrective: Prioritas perbaikan bug coding (Bug Fixing) jika ada error fungsi.

Change Request: Include Minor CR (ubah teks, ganti logo, geser tombol) dengan batasan wajar (max 2x/bulan).

Fitur Unggulan:

Laravel 12 + Docker + Traefik

Modern containerized architecture

ATS-Lite Automation

Intelligent candidate scoring

Fresh UI Design

Tampilan Dasboard dan Portal terbaru yang lebih Mobile Friendly

Investasi Jangka Panjang (3-5 Tahun)

Pertimbangan Penting

Mengingat server lama sudah tidak ada dan sistem harus dibangun ulang dari backup, Opsi B (Full Transformation) adalah pilihan yang lebih rasional karena:

• Jika membangun ulang, lebih baik sekalian dengan teknologi terbaru
• Biaya tambahan Rp 45jt untuk upgrade memberikan keamanan 5+ tahun
(Dengan Catatan dilakukan Maintenance dan Update berkala)
• Opsi A tetap menggunakan framework EOL = risiko down terulang

* Harga belum termasuk PPN 11%. Biaya VPS (Server) disediakan oleh kami (estimasi Rp 300-500rb/bulan).

04 DETAIL OPSI B

Fitur Lengkap Full Transformation

1. Simulasi ATS-Lite (Auto Scoring)

Sistem mengubah kualifikasi pelamar menjadi skor kuantitatif (0-100%) secara otomatis menggunakan algoritma matching cerdas.

Input HRD

Bobot Kriteria

Data Pelamar

Isi Formulir

Smart Algorithm

Matching Process

Ranking

Top Talent

Contoh Hasil Auto-Scoring

Budi Santoso

95% Match

2. Modern UI/UX Design

Responsive

Dark Mode

Intuitive Nav

Color System

3. Intuitive CMS/Dashboard

1,247

Total Pelamar

Interview

MCU

Diterima

Real-time Analytics

Dashboard interaktif dengan grafik real-time.

Custom Reports

Laporan kustomisasi dengan filter fleksibel.

Drag & Drop

Interface user-friendly untuk pengelolaan konten.

Roadmap Implementasi Opsi B (4 Minggu)

Minggu 1

• VPS Setup & Docker
• Database Restore
• Environment Config

Minggu 2

• Laravel 12 Upgrade
• ATS Logic Build
• API Development

Minggu 3

• Analytics Dashboard
• WA Gateway
• UI/UX Revamp

Minggu 4

• UAT Testing
• Bug Fixing
• Go-Live & Training

05 DETAIL OPSI A

Roadmap AS-IS Recovery

Sebagai pembanding, berikut adalah scope dan timeline untuk Opsi A (pemulihan sistem tanpa upgrade).

Scope Pekerjaan Opsi A

Yang Dikerjakan:

Setup VPS baru (tanpa Docker, manual config)
Restore source code dari backup IT MPI
Import database pelamar (audit integritas data)
Konfigurasi domain & SSL certificate
Testing fungsionalitas dasar sistem
Integrasi WhatsApp Gateway

Yang TIDAK Dikerjakan:

Setup VPS baru (Modern Architecture Stack)
Upgrade framework (tetap Laravel 9 EOL)
Penambahan fitur baru (ATS, Fresh UI, Intuitive CMS)
Security patching & library update
Garansi maintenance untuk jangka panjang
UI/UX improvement

Timeline Implementasi Opsi A (3 Minggu)

Minggu 1

Infrastructure Setup

• Provisioning VPS
• Install LAMP Stack
• Konfigurasi Web Server
• Setup Domain & SSL

Minggu 2

Data Restoration

• Restore Source Code
• Import Database
• Data Integrity Audit
• Environment Config

Minggu 3

Testing & Handover

• Functional Testing
• Bug Fixing Minor
• UAT dengan HRD
• Go-Live & Dokumentasi

Peringatan Risiko Opsi A

Security Vulnerability: Laravel 9 sudah tidak menerima security patch sejak Februari 2024. Sistem rentan terhadap serangan.
Limited Lifespan: Tanpa upgrade, sistem bisa mengalami masalah kompatibilitas dengan PHP versi baru kapan saja.
Hidden Cost: Jika terjadi insiden keamanan atau crash, biaya perbaikan darurat bisa lebih mahal dari selisih harga Opsi A & B.

⚠️ Dengan memilih Opsi A, PT. MPI menerima semua risiko keamanan & operasional yang mungkin timbul di kemudian hari.

Komitmen Kami

PT Gifa Jaya Solusindo berkomitmen untuk menjadi MITRA TEKNOLOGI STRATEGIS bagi PT Matsuo Precision Indonesia.

Kami memahami urgensi pemulihan sistem rekrutmen Anda dan siap membantu membangun kembali infrastruktur digital yang lebih kuat, aman, dan siap menghadapi tantangan di masa depan.

Hormat Kami,

Mahmud P Siregar

Business Development Manager

PT. Gifa Jaya Solusindo

PT. GIFA JAYA SOLUSINDO

IT Consultant & System Integrator

Jl. Jelupang Raya No. 28 RT. 09, RW. 03, Kel. Jelupang, Kec. Serpong Utara, Kota Tangerang Selatan, 15332